Het Roosendaals Treffen
Het Roosendaals Treffen: een begrip in Roosendaal dat vanwege Corona en slecht weer 8 jaar op zich liet wachten tot het in 2023 weer georganiseerd kon worden. Een evenement dat ooit in het leven werd geroepen om het rijke verenigingsleven in de gemeente te presenteren en wat dan ook volledig in het teken staat van elkaar ontmoeten en verbinden. Een echt evenement voor en door Roosendalers. Vlak voor de zomer kregen we het nadrukkelijke verzoek het Roosendaals Treffen onder de aandacht te brengen. Met veel plezier pasten we onze agenda aan en maakten we ruimte voor deze Roosendaalse klassieker.
Advertentiecampagne social media
Met de campagne hadden we meerdere doelen: zichtbaarheid en naamsbekendheid creëren, deelnemers werven voor het evenement en tot slot inwoners van de gemeente oproepen een bezoek te brengen. Allereerst zijn we de campagne gestart onder verenigingen, stichtingen en andere sociaal maatschappelijke organisaties met als doel hen te motiveren zich aan te melden voor het evenement. Zelfs in de zomermaanden, wanneer het verenigingsleven vaak op een laag pitje staat, stroomden de aanmeldingen binnen met als resultaat 140 deelnemers. In de social media campagne stelden we verder een aantal van de deelnemers voor, deelden we een video om het evenement te promoten en adverteerden we om de gewenste resultaten te behalen. Met succes: duizenden mensen hebben Het Roosendaaals Treffen bezocht op 17 september!
Promotiepakket voor deelnemers
We ontwikkelden een on- en offline promotiepakket met posters, flyers en een speciaal opgemaakt social media bericht. De digitale bestanden ontving iedereen per mail. Het gewenste drukwerk werd bij ons besteld en tot aan de voordeur bezorgd. Door elke deelnemende organisatie te helpen met hun eigen promotie, gaven zij het Roosendaals Treffen in zijn geheel bekendheid bij hun eigen achterban te bereiken.
Outdoor media campagne
Ter aankondiging van het evenement zorgden wij voor dat het campagnebeeld te zien was op digitale billboards, citydisplays en bushokjes in de stad. Daarnaast zorgden we voor extra zichtbaarheid door gedrukte posters en flyers bij kinderopvangcentra, basisscholen, buurthuizen en de bibliotheek op te hangen.
Teaser
Om het collectieve geheugen op te frissen – in jargon: het concept te laden – hebben we een teaser gemaakt. Een korte video waarin wethouder Sanneke Vermeulen samen met 5 deelnemende organisaties liet weten dat een nieuwe editie van het Roosendaals Treffen zijn opwachting zou maken.
Campagnepagina website
Tegelijkertijd tuigden we een campagnepagina op waar bezoekers praktische informatie over het Roosendaals Treffen konden vinden zoals een plattegrond en deelnemende organisaties.
Banieren en beachflags
In de binnenstad wapperden de banieren van het Roosendaals Treffen enkele dagen voorafgaand aan het evenement. Op de dag zelf sierden beachflags met het stadslogo de podia.
Foto- en videografie
Ook de registratie van het evenement namen wij voor ons rekening. Tijdens het Roosendaals Treffen liepen daarom een fotograaf en een videograaf rond om Het Roosendaals Treffen 2023 vast te leggen. De fotografie gebruiken we voor de promotie van komende edities net als de videobeelden waarvan onderstaande aftermovie is gemaakt.
Evaluatie
Uiteraard is het belangrijk te leren van de bevindingen van het evenement, daarom vonden alle deelnemers de dag na Het Roosendaals Treffen een evaluatieformulier in de mailbox. Wij formuleerden deze vragen om erachter te komen waar de verbeterpunten liggen voor volgende edities. Onze eigen aanwezigheid als deelnemer heeft ervoor gezorgd dat we mogelijke knelpunten in organisatie en communicatie zelf hebben ervaren.
Roosendalers troffen ook Roosendaal Citymarketing
We streven er naar om als organisatie zichtbaar te zijn voor de Roosendalers, daarom stonden wij zelf ook met een stand op het evenement. Bezoekers konden hun wens voor Roosendaal achterlaten in de ideeënbus en testen hoe goed ze Roosendaal kennen.
